Preparare una richiesta fondi: la pianificazione del budget

Questo articolo blog è il secondo di una serie di articoli dedicati al tema della richiesta fondi.

Nel primo articolo su come preparare la perfetta richiesta fondi, abbiamo capito come definire il progetto di ricerca. Ora è il momento di passare allo step successivo: la pianificazione del budget.

Nella preparazione di una richiesta fondi è normale che la delineazione del budget rappresenti il momento clou. Riuscire a capire e riportare con chiarezza le tue esigenze di budget è fondamentale. Ogni imprecisione può gettare ombre sulla fattibilità del tuo progetto, impendendoti di raggiungere l'obiettivo e ottenere i fondi.

Trova il giusto equilibrio

Sovrastimare o sottostimare il budget rischia di minare la fiducia dei finanziatori, dando l'impressione di non comprendere appieno scopi e obiettivi della tua ricerca. In questa fase devi essere bravo a capire il budget perfetto per il tuo lavoro, senza esagerare ma senza nemmeno giocare al ribasso. Definisci bene tutto ciò di cui avrai bisogno per raggiungere gli obiettivi che ti sei posto. Il budget che chiederai dovrà coprire anche le spese per acquistare attrezzature e strumentazioni, senza dimenticare di calcolare anche il costo del personale che ti assisterà nel lavoro. Non aver paura di chiedere troppo. L'importante è che ogni spesa sia giustificata.

Solo il necessario

Non tutte le spese sono necessarie. Identifica le voci di budget che sono fondamentali per il tuo lavoro e quelle che non lo sono. Cominciare a fare delle riflessioni sul budget già a partire dalla preparazione del tuo progetto di ricerca può aiutare; man mano che sviluppi i tuoi obiettivi specifici e progetti i tuoi esperimenti infatti, le tue esigenze economiche diventeranno chiare.

Cerca di capire il supporto che otterrai dal tuo istituto, comprese le risorse e le strumentazioni. Potresti essere in grado di condividere equipaggiamento, risorse e spazi con altri ricercatori. Non dimenticare che per la strumentazione avrai bisogni di coprire anche voci di costo come garanzia e manutenzione (trattasi di costi indiretti, di cui parliamo nel prossimo paragrafo). Se hai bisogno di un articolo molto costoso, assicurati che sia una necessità, giustificane l'acquisto in modo appropriato e spiega come non averlo potrebbe avere un impatto negativo sul tuo progetto.

Costi diretti e costi indiretti

Un altro step importante quando nella richiesta fondi si lavora al budget è capire la differenza tra costi diretti e costi indiretti. I costi diretti sono tutte quelle spese che derivano dalla tua ricerca: stipendi, viaggi, attrezzature e strumentazioni. I costi indiretti sono invece tutte quelle spese che non possono essere prontamente identificate e collegate al tuo lavoro.

I costi indiretti sono di due tipi: costi di struttura e costi amministrativi. Con costi di struttura si intendono per esempio la gestione e manutenzione degli impianti, i servizi di pulizia, i costi di ammortamento per edifici e attrezzature (escludendo strumenti e locali pagati dall'istituto). Con i costi amministrativi si intendono invece per esempio le spese amministrative (buste paga, contabilità). Tutti questi appena elencati vengono definiti costi indiretti proprio perché non facilmente identificabili all'inizio del progetto di ricerca, dato che potrebbero variare in corso d'opera.

I costi totali del tuo budget dovranno contenere tanto i costi diretti quanto quelli indiretti. La differenza è che mentre i costi diretti andranno dettagliati, per quanto riguarda i costi indiretti sarà sufficiente una stima, purché siano tutti ben definiti e giustificati.

In conclusione, avrai capito come definire il budget per il tuo progetto di ricerca è un'operazione che richiede precisione e attenzione. I tuoi futuri finanziatori vorranno vedere un bilancio che trovi il giusto equilibrio tra sensibilità e necessità. Prenditi tutto il tempo necessario per stilare un budget in linea con il tuo progetto di ricerca, giustificando in modo accurato e preciso tutte le voci di costo dirette e tenendo in considerazione anche quelle indirette. Superare anche questo step ti porterà un passo più vicino all'ottenimento dei fondi.

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